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仕事のコツ

手際よくメールを処理する方法

Last Updated on 2020年6月28日 by よも

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定型文をつくる

多くの会社でメールは必須です。メール一つに時間をかけていると、仕事が遅いやつ、と思われてしまいますね。

メールを手際よく作る方法があります。

メールの定型文を用意しておくことです。

定型文があっても、いろいろ書き込まなくてはならないからたいして役に立たない、と思うかもしれません。ま、最初はそうですね。しかし、定型文は、使い込むほど威力がでてきます。繰り返し実際に使ってバージョンアップした自分の定型文は宝物になりますよ。

さて、定型文の作り方ですが、

ネットで、メールの書き方という見本を拾うのでもよいですが、自分のものにしていくのに苦労します。

やはり自分で書いた過去メールが一番の素材です。過去メールから使えるものをコピペ修正して作りましょう。いただいたメールによいのがあれば、借用しましょう。

ビジネスメールに前置きは要らない、要件のみ、という人もいますが、それはちょっと極端。失礼にならない程度の前置き、あまりくどくない締めの言葉は必要だと思いますね。

定型文を作らずに、その都度過去メールを検索する方法もあります。私も最初はそうしていました、でも、探すとなかなか出てこない。で、定型文を用意することにしたのです。

私の場合、パソコンに「mailsample」フォルダがあり

その中に、テキストエディタで、数種類の定型文ファイルを作って入れてあります。
一部を紹介します→ビジネスメールについて

実際に使うときは、

定型文ファイルに直接書き込まず、一旦、新規ファイルにコピペして、それから書きはじめ、ある程度できたところで、メールソフトを開いて、貼り付けます。普通はそこまですることはありませんが、ビジネスの場合は慎重に越したことはありません。