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差し込み印刷機能の使い方

Last Updated on 2020年8月7日 by よも

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Wordには差し込み印刷の機能があります。例えば、請求書を発行するときに便利です。複数の宛名と請求金額を自動印刷することができます。

Excelで作成した顧客名簿などを活用して、Wordで作成した宛名入り案内状や請求書、宛名ラベルを印刷できる機能です。

データとフォーマットを作る

1.請求データを作る

宛名やそれぞれの請求金額などのデータは、Excelファイルで用意しておく。

2.請求書のフォーマットを作る

Wordで請求書の形を作る。

3.二つのファイルを連携させる

例えば、Wordで作った「請求書」を開いて、「差し込み文書」→「差し込み印刷の開始」→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」

要はワードで作った書式の一定の場所を指定して、エクセルのデータを取り込むものです。

1~3の動作は一度入れておけばあまり変更することはないのですが、去年の日付でだしてしまったことがあります。日付には注意です。

印刷の手順

差し込み文書

差し込み印刷の開始

差し込み印刷のウイザード

既存のリストを使用(このままで良い場合もある) そして 別のリストの選択

選択して 次へ レターの作成

差し込み印刷の終了まで来たら

右ボックスの中の「印刷」をクリック

すぐにプリンタで印刷してもよいのですが、プリンタの選択を、Microsof print to pdfにして、pdfファイルで保存してから印刷すると記録が残るので便利です。