カテゴリー
仕事のコツ

電話のビジネスマナー

Last Updated on 2020年2月6日 by よも

トップページ仕事のコツ>このページ

電話をかける前の準備

相手の番号を確かめる

呼び出す相手の所属、名前を調べておく

用件、話す内容、順序を簡単にメモしておく

必要になると思われる書類、資料等を用意する

途中で何度も「少々お待ち下さい」と言うことにならないように心がける

電話のかけ方

こちらを名乗り相手を確かめる

「○○様でいらっしゃいますか。〇〇株式会社の〇〇でございます。毎度ありがとうございます」
(午前10時くらいまでは「おはようございます」を加える)

話したい部門、担当者に取り次いでもらう

用件を話す

相手の返事をメモする

電話の受け方

なるべく早く出る

受話器をとった反対の手で筆記具を持つ

何度も鳴ってから出るときは、「お待たせいたしました」という

挨拶言葉の基本

午前10時ころまでは「おはようございます。〇〇株式会社でございます」

午前10時ころ以降は「はい。〇〇で株式会社ございます」という

「もしもし」だけで出てはいけない。

先方の会社名、氏名等を正しく聞きとる

「どちら様でいらっしゃいますか」

取り次ぎを頼まれたら、指定部門、担当者等に取り次ぐ

指名された人は、待たせずすぐ出る

電話の取り次ぎ方

相手を待たせぬよう、迅速に取り次ぐ

同姓の者がいるときは、名前、所属等を確かめる

指名人が席にいないときには、できる限り早く連絡を取る

あまり時間がかかるときには、途中で断るか、一度切ってもらってかけなおす

指名人不在の時は、その理由をはっきり述べできればいつ頃帰る予定かも知らせる

「ただいま、外出中でございますが、だいたい××時頃に戻ってくる予定でございます」

伝言があれば正確にメモを取り、必ず報告する

「何かご用件がございましたら承りますが」

指名のない場合は、用件をよく聞いて精通した人に取り次ぐ

自分の権限外のこと、または判断しかねることは、係、上司に取り次ぐ

不在中の電話は伝言がなくても、本人が戻ったとき必ず報告する

電話を終わるとき

丁寧に挨拶する

「ありがとうございました。どうぞよろしくお願いいたします」

受話器は先方より後に静かにおく
(一般には、呼び出した方が後におく)

その他の注意事項

言葉ははっきりと

会話は要領よく明瞭に

礼儀正しく

長話は迷惑

通話中、調べものをするときは保留音に切り替える