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仕事のコツ

ビジネスメールの基本形

Last Updated on 2020年2月1日 by よも

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ビジネスメールの構成

ビジネスメールは、本文の書き方はもちろん重要ですが、基本的な形がしっかりしていると、印象がよいものです。

タイトル、本文(宛先、挨拶と名乗り、用件)、署名が基本的な構成です。

タイトルの書き方

メールにはタイトル(件名)を書く欄があります。空欄でも送れますが、ビジネスメールでは必ず入れるようにしましょう。

タイトル例

〇〇会議の開催について
〇〇資料のご送付
〇月〇日の打ち合わせの確認

「おはようございます」「先日はありがとうございました」というタイトルは迷惑メールに見えることがあります。

本文の書き方

宛先

一番最初に宛先を書きます。

名前だけでなく、会社名 、部署名、役職名も書きます。

名前のあとの敬称を忘れないようにしましょう。宛名の書き間違えは失礼です。名刺などで確認しましょう。昇格していることがあるのでその点にも注意が必要です。

CC、BCCは、会社の決まりがある場合は従わなければなりませんが、特に制約がなければ、なるべく使わない方がよいでしょう。特に、CCは、相手に全員のメールアドレスが表示されるので嫌がる人も多いです。注意しましょう。

件名

件名は空欄でも送れますが、ビジネスメールのときは、件名を必ず記入しましょう。

件名は、単に「ご報告」「ご連絡」ではなく、「○○についてのご報告」「〇〇に関しての問い合わせ」などのように、内容が推定できるような書きかたをします。

書き出し

手紙の場合は、「拝啓」「謹啓」などの頭語(とうご)から始めますが、メールには頭語を付けません。

また、手紙は頭語のあとは時候の挨拶を書きます。早春の侯 寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。などというところです。

初めての人にメールするときや、久しぶりにメールをするときなどは、時候の挨拶を入れて丁寧にすることもありますが、メールの場合、時候の挨拶を省略するのが普通です。

次のような書き出しが一般的です。

いつもお大変世話になっております(こと、厚く御礼申し上げます)。

用件を書く

この後に、用件を書きます。

締めのあいさつを書く

用件を書き終えたら、締めのあいさつ文を書きます。メールの場合は、手紙のような「敬具」「敬白」などを結語(けつご)を書きません。

よろしくお願いいたします。が普通です。

署名

メールの最後に記載する、会社名、氏名を署名といいます。

署名には、名前、メールアドレス、電話番号、会社の住所を記載します。通常は、事前に準備してメールソフトに組み込んでおきます。

デザインを凝り過ぎると、本文の内容によっては場違いなものになるので注意しましょう。

宣伝文句が入っていると、煩わしく感じる人が多いです。

基本形の文例

以上を総合すると、基本形はぎのようになります。

株式会社義経商事
専務取締役 佐藤継信様

いつもお大変世話になっております。

株式会社平家の北条です。

(用件を書きます)

よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社〇〇部
〇〇〇〇

————————————————–
株式会社源氏商会 営業部
北条義時
住所:〒333-3333 東京都一番区二番町1-1-1
TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000
URL:http://www.xxxxx.co.jp
Mail:t-sato@xxxxx.co.jp
————————————————–

相手により敬語が必要です。ただし、過剰な敬語は不要だと思います。メールは用件を伝えるものです。格別に丁寧にしたいのであれば訪問するか、手紙を書けばよいでしょう。

失敗しないために

書いている途中で間違って送ってしまう失敗もありがちです。いきなりメールを書かずに、テキストエディタなどで文章を作って、完成したらメールにコピペするとよいでしょう。

直接メールソフトに入力した場合でも、送信前に読み直す習慣をつけましょう。不適当な表現、誤字脱字がないか点検します。時間に余裕があれば、いったん別の仕事をして、頭が切り替わってから再チェックすると、最初に気がつかなかった間違いを見つけることができるものです。

メールは宛名の人だけが読むとは限りません。誰かに伝わるとまずいようなことは絶対にメールに書いてはいけません。ビジネスメールは、会社等の人が多いところで開くことが多いので人の目にふれやすいものです。さらに、気軽に転送されることがあり、一気に広まったりします。

なるべく早めに返信しましょう。「すぐ返信すると暇そうに見えるから」と、わざと時間を置いて返信する人もいますが、すばやく返信してくれる人の方が信頼性が高めるものです。

ほとんど文字化けしないようになりましたが、ごくわずかですが文字化けして読めないメールが届くことがあります。ほとんどが、送る側のメールソフトにおいて「エンコード」の設定が原因です。設定に注意しましょう。