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仕事のコツ

出張するとき

Last Updated on 2019年11月23日 by よも

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出張の準備

訪問先のアポイントをとる

事前にメール等で打ち合わせします。場所や日時をしっかりと確認しておきましょう。近くなったら最終確認の意味で「それでは、〇月〇日〇時、御社にお伺いします。よろしくお願いします」のメールを出しましょう。

スケジュールをたてる

一日の移動スケジュールを立てましょう。遅れないで着けるように、グーグルやヤフーの経路案内などで、電車の乗り継ぎや徒歩移動時間を調べておきましょう。

ギリギリで走りこむのは感心しません。できれば、早めに訪問先の近くに到着し、コーヒーでも飲みながら作戦を考える余裕が必要です。

持ち物を準備をする

出張には目的があります。単なる挨拶訪問であればたいした準備はいらないかもしれませんが、販売促進や交渉するための出張であれば、プレゼンの資料を用意しなければなりません。出張目的が達成できるように、入念に準備しましょう。

出張の持ち物

訪問先やホテルの地図を用意する

見つからないで歩き回るのは最悪です。事前に地図をプリントしておくか、スマホの地図アプリに登録しておきましょう。

出張中の注意事項

ホテルでは睡眠をとることを心がけましょう。酒を持ちこんでビデオをみて深夜まで起きているのは感心しません。酒は少しにとどめ、シャワーを浴びて早めに寝て、できれば翌日は早起きして、ホテルの周辺を散歩しましょう。

出張の機会に旧友と親交を暖めることもありますが、ほどほどにしましょう。飲みすぎて終電に駆け込むようなことをしては、本来の出張目的に障ります。

赤字にならないように経費として認められる費用はしっかりと領収書をとって会社に請求しましょう。

食事やコーヒーは、できるだけ日当の範囲でまかないましょう。ホテルであれば朝食付きのプランが安上がりです。昼食や夕食もファーストフードのチェーン店なら予算的に安心です。出張のときくらいは地方の美味しいものを、と考えるのではあれば、それは個人の判断です。

赤字にしないようにとは言っても、個人的な飲食代をや家族へのお土産などを経費にしてはいけません、そういうお金は別枠で用意して行きましょう。

出張から帰ったら

出張から帰ったら、正式な報告の前に上司に口頭で報告しましょう。

また正規の出張報告と精算もなるべく早く済ませましょう。会社規程の多くは1週間とか2週間の余裕を持たせていますが、なるべく翌日に報告を済ませるようにしましょう。そのためには、出張中に報告を意識してメモを作っておくと役立ちます。

お世話になったり、出張成果が上がったのであればお礼のメールが必要です。格別お世話にならなくても、格別良いことがなかったとしても、会っていただいたこと、お話を伺えたことについて、お礼のメールを送った方が、その後の関係に有効です。